مدیریت خدمات آموزشی یکی از زیر مجموعه‌­های حوزه معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی دانشگاه است که به طور خاص امور آموزش دانشجویان مقطع کارشناسی را به عهده دارد. دوره کارشناسی در بین دوره‌­های تحصیلات آموزش عالی به عنوان پایه و بنیان پیشرفت‌­های تحصیلی و پژوهشی محسوب می‌­گردد. لذا در دانشگاه‌­های مهم ایران و جهان از اهمیت و جایگاه ویژه­ای برخوردار است. هدف کلی و عمومی آموزش در دوره‌­های کارشناسی افزایش دانش و مهارت­های پایه و اصلی دانشجویان در رشته‌­های تخصصی است.

مدیریت خدمات آموزشی دانشگاه گیلان از زمان تأسیس تاکنون در پی فراهم سازی زمینه­‌ها، تسهیل و به روز نمودن فرایندهای آموزشی دانشگاه با محوریت پاسخگویی و تکریم ارباب رجوع بوده است.

این مدیریت شامل اداره‌­های پذیرش، ثبت نام و امور مشمولین،  اداره فارغ التحصیلان، اداره آمار و اطلاعات آموزشی و اداره نگهداری و سوابق تحصیلی است که اهم وظایف آن به شرح ذیل می‌­باشد:

• ایجاد هماهنگی و وحدت رویه میان ادارات آموزش دانشکده‌­ها
• ابلاغ و نظارت بر حسن اجرای قوانین، مقررات، بخشنامه‌­ها و آیین نامه‌های آموزشی
• تدوین شیوه نامه های آموزشی
• شناسایی و ارائه راه حل مناسب برای مشکلات آموزشی دانشجویانی که در روند تحصیل خود با مشکلات پیش بینی نشده‌­ای روبه‌­رو می‌­شوند.
• تلاش در جهت شناسایی و رفع  ابهامات آیین­‌نامه‌­های آموزشی
• استعلام و انجام مکاتبات با وزارت عتف در موارد لازم
• بررسی فرایندهای جاری امور آموزشی و تلاش جهت بهینه سازی مداوم آن­ها
• ارزیابی مداوم کارشناسان آموزشی
• راهنمایی و پاسخگویی به مراجعان
• تلاش در جهت استفاده بهینه از امکانات و تکنولوژی روز در راستای به روز رسانی و کارآمدتر ساختن رویه‌های جاری آموزشی
• بررسی و ارزیابی، مقررات آموزشی موجود و ارائه بازخوردهای لازم به مسئولین ذیربط
• پاسخگویی به سوالات و مشکلات آموزشی موسسات غیردولتی -غیرانتفاعی استان
• نظارت بر حسن انجام امور آموزشی دانشکده­‌ها
• برگزاری دهه سرآمدی آموزش شامل تهیه و تدوین شیوه نامه های مربوط به انتخاب اساتید سرآمد آموزشی و کارشناسان سرآمد آموزشی و برگزاری مراسم بزرگداشت مقام استاد
• برگزاری کارگاه‌­های آموزشی در خصوص آیین‌­نامه‌ها، قوانین و فرایندهای آموزشی برای کارشناسان برگزاری کارگاه‌های هم اندیشی و دانش افزایی برای اعضای هیات علمی و صدور گواهی‌های مربوطه
• تهیه و تدوین تقویم آموزشی دانشگاه
• برگزاری جلسات شورای آموزشی و کمیته منتخب آموزشی دانشگاه
•  تدوین و ابلاغ صورتجلسات شورای آموزشی و کمیته منتخب آموزشی دانشگاه
• مراجعه حضوری کارشناسان ادارات امور آموزشی به دانشکده‌­ها جهت رفع مشکلات احتمالی
• انجام امور مربوط به ارتقای بهره وری دانشگاه
• شرکت در جلسات مرکز مشاوره دانشگاه
• شرکت در جلسات کمیته شورای حمایت و نظارت بر انجمن های علمی دانشگاه
• شرکت در جلسات کمیته ستاد شاهد و ایثارگر دانشگاه و استان و بررسی کلیه موارد آموزشی دانشجویان شاهد و ایثارگر
• تشکیل کارگروه‌­های آموزشی جهت اصلاح و ایجاد فرآیندهای آموزشی در سامانه آموزشی
• انجام امور مربوط به ظرفیت پذیرش دانشجو پس از دریافت ظرفیت‌ها از دانشکده و تشکیل جلسات مرتبط جهت ورود اطلاعات در پورتال سازمان ملی سنجش و ارزشیابی نظام آموزش کشور
• نظارت بر حسن اجرای امور مربوط به امتحانات در دانشکده‌ها
• اجرای بایگانی دیجیتال پرونده­های فیزیکی دانشجویان
• هماهنگی با سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برای ارسال مدارک قابل امحاء
•  هماهنگی درخصوص ارسال کارت های دانشجویی دانشجویان اخراجی، انصرافی و دانش آموختگان به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران​​​​​​​

اداره پذیرش، ثبت نام و امور مشمولین

شرح وظایف:

• انجام امور مربوط به ثبت نام دانشجویان جدیدالورود مقطع کارشناسی پیوسته، دریافت فایل اطلاعات پذیرفته شدگان از پورتال سازمان سنجش آموزش کشور، هماهنگی در ورود اطلاعات به سامانه آموزشی دانشگاه، تنظیم برنامه ثبت نام اینترنتی و حضوری دانشجویان شامل صدور اطلاعیه‌ها، ارسال دستورالعمل ثبت نامی به دانشکده‌ها، ورود اطلاعات پذيرفته شدگان در سايت سازمان سنجش آموزش کشور و اعلام مغایرت‌هاي معدل پذيرفته شدگان با سوابق تحصيلي (بدون آزمون) و مغايرت‌هاي شناسنامه‌اي و محل تحصيل مقطع ماقبل
• ثبت نام دانشجویان غیر ایرانی بورسیه و غیر بورسیه و معرفی آنان به دانشکده‌های مورد نظر
•  صدور اطلاعیه و بررسی تقاضای میهمان، انتقال و انتقال توام با تغییر رشته دانشجویان دانشگاه گیلان به سایر دانشگاه های کشور در سامانه سجاد سازمان امور دانشجویان و اعمال نظرات کمیته نقل و انتقال دانشگاه در سامانه مذکور و سامانه آموزشی دانشگاه گیلان
•  صدور اطلاعیه و بررسی درخواست‌های میهمان، انتقال و انتقال توام با تغییر رشته دانشجویان سایر دانشگاه ها در سامانه سجاد سازمان امور دانشجویان و اعمال نظرات کمیته نقل و انتقال دانشگاه در سامانه مذکور و سامانه آموزشی دانشگاه گیلان
•  بررسی درخواست‌های تغییر رشته داخلی دانشجویان و انجام مکاتبات مربوطه  
•   بررسی و انجام امور مربوطه به درخواست های انتقال دانشجویان ایرانی مقیم خارج از کشور در سامانه سجاد و ثبت نام آنان در صورت احراز شرایط و انجام مکاتبات مرتبط
•   بررسی درخواست‌های دانشجویان برای لغو حکم اخراج یا اتمام سنوات تحصیلی جهت تصمیم گیری در شورای بررسی موارد خاص دانشگاه
•  انجام امور میهمان و انتقال و کلیه  امور آموزشی دانشجویان شاهد و ایثارگر
•  انجام امور مربوط به صدور کارت دانشجویی المثنی و تحویل آن به دانشجویان متقاضی
•  انجام امور مربوط به برگزاری ترم تابستان: برنامه ریزی تقویم آموزشی ترم تابستان، صدور اطلاعیه، بررسی درخواست‌ها، ارسال نمرات و پاسخ به مکاتبات مرتبط
•  بررسی درخواست‌های انصراف از تحصیل دانشجویان و تایید آن  جهت صدور حکم نهایی انصراف
•   بررسی و نظارت بر صدور احکام اخطار، عدم مراجعه و اخراج برای دانشجویان مقطع کارشناسی
•   ارسال ریزنمرات میهمانی به دانشکده ها پس از وصول از دانشگاه مقصد
• ارسال مدارک دانشجویانی که با انتقال دائم و انتقال توام با تغییر رشته آنان موافقت شده است (پس از انجام تسویه  حساب و تحویل کارت دانشجویی)
•  بررسی مدارک ثبت نامی دانشجویان فارغ التحصیل در فرآیند چک لیست و تسویه حساب
•  بررسی و تایید درخواست های تسویه حساب سامانه ای مربوط به دانشجویان میهمان، انتقال ،تغییر رشته داخلی، اخراج، عدم مراجعه
•  تهیه  آمار میهمان و انتقال، تغییر رشته داخلی و انتقال توام با تغییر رشته دانشجویان دانشگاه گیلان و سایر دانشگاه ها
•  ارسال کلیه بخشنامه ها و آیین نامه های نظام وظیفه به دانشکده‌ها
•  برگزاری کارگاه های آموزشی برای همکاران آموزشی دانشکده ها در امور مرتبط با اداره پذیرش ، ثبت نام و امور مشمولین
•  درج وضعیت فارغ التحصیلی، اخراج، انصراف و عدم مراجعه دانشجویان مشمول کلیه مقاطع تحصیلی در سامانه سخا
•  برگزاری کارگاه های آموزشی مرتبط با اداره پذیرش، ثبت نام و امور مشمولین برای کارکنان موسسات آموزش عالی استان با همکاری دفتر نظارت و ارزیابی دانشگاه 
•  صدور اطلاعیه مربوط به سنوات ارفاقی برای دانشجویان مشمول معافیت تحصیلی تمامی مقاطع تحصیلی
•  بررسی درخواست های سنوات ارفاقی، مهلت معرفی برای دانشجویان مشمول معافیت تحصیلی تمامی مقاطع تحصیلی در سامانه سخا
•  بررسی وضعیت نظام وظیفه پذیرفته شدگان جدید الورود تمامی مقاطع تحصیلی در سامانه آموزشی
•  صدور گواهی اشتغال به تحصیل جهت ارائه به ناجا، وزارت علوم و سایر دانشگاه‌ها و موسسات آموزش عالی کشور
•   استعلام  از وظیفه عمومی استان جهت امکان برخورداری از معافیت تحصیلی یا سنوات ارفاقی دانشجویان مشمول معافیت تحصیلی
•   درخواست احیاء معافیت تحصیلی دانشجویان اخراجی، انصرافی و  دارای وضعیت عدم مراجعه که دارای مجوز ادامه تحصیل از شورای آموزشی یا شورای بررسی موارد خاص دانشگاه می‌باشند.
•  اعلام وضعیت انتقالی دانشجویان مشمول به ناجا جهت  ثبت وضعیت انتقال آنان در سامانه "سخا"
•   اعلام  نظر در خصوص وضعیت نظام وظیفه دانشجویان مشمول کلیه مقاطع که متقاضی طرح پرونده در شورای بررسی موارد خاص دانشگاه می باشند
•   ارسال بخشنامه ها و آیین نامه های دریافتی از ناجا به موسسات آموزش عالی غیر انتفاعی و غیر دولتی استان با هماهنگی دفتر نظارت و ارزیابی دانشگاه
•   بررسی و اعلام  نظر وضعیت نظام وظیفه در سامانه آموزشی دانشگاه برای دانش آموختگان متقاضی اخذ گواهی موقت
•  بررسی و تایید مجوز خروج از کشور برای دانشجویان مشمول تمامی مقاطع تحصیلی جهت سفرهای زیارتی، علمی و غیر علمی در سامانه "سخا" 
•  پاسخ به استعلام وظیفه عمومی استان ، سازمان‌ها و نهادهای مختلف جهت اعلام نظر در خصوص آخرین وضعیت تحصیلی دانشجویان
•  برگزاری کارگاه‌های آموزشی در دانشگاه با مشارکت وظیفه عمومی و سایر دانشگاه های استان
• برگزاری جلسه با مسئولین نظام وظیفه استان
•  مکاتبه و پیگیری با معاونت وظیفه عمومی استان جهت ایجاد دسترسی همکاران نظام وظیفه دانشکده ها به سامانه"سخا"
•  تدوین راهنمای آموزشی،گردش کار و توصیف فرآیندهای مرتبط با موضوعات آموزشی و نظام وظیفه دانشجویان
• بررسی مدارک تحصیلی اسکن شده دانشجویان جدید الورود در سامانه آموزشی

اداره فارغ التحصیلان

شرح وظایف:

• اجرای مقررات، دستورالعمل­ها و مصوبات آموزشی در خصوص فارغ التحصیلان
• بررسی پرونده‌­های دانشجویان جهت دانش آموختگی و ثبت آن در سامانه جامع آموزش و بررسی و تایید چک لیست فراغت از تحصیل تمامی مقاطع تحصیلی
• بررسی و تایید دانشنامه­‌های دانشگاه‌­ها و موسسات آموزش عالی غیر انتفاعی و غیر دولتی استان گیلان در سامانه سجاد سازمان امور دانشجویان
• بررسی و صدور تأییدیه­‌های تحصیلی دانشگاه­‌ها و موسسات آموزش عالی غیر انتفاعی و غیر دولتی استان گیلان در سامانه سجاد سازمان امور دانشجویان
• ارسال ریزنمرات دانش آموختگان، دانشجویان انصرافی و اخراجی تمامی مقاطع تحصیلی به سازمان‌ها و سایر دانشگاه‌ها
• انجام امور لغو تعهد آموزش رایگان دانش آموختگان، دانشجویان انصرافی و اخراجی دوره روزانه تمامی مقاطع تحصیلی در سامانه سجاد سازمان امور دانشجویان
• ارائه گواهی منع عدم تحصیل در مقطع بالاتر
• بررسی و تایید مدارک  تمامی مقاطع تحصیلی جهت ترجمه در سامانه سجاد سازمان امور دانشجویان
• بررسی سامانه سجاد جهت صدور QR Code  (کد صحت) برای گواهینامه موقت و دانشنامه تمامی مقاطع تحصیلی
• صدور تاییدیه تحصیلی تمامی مقاطع تحصیلی با کد صحت بیست رقمی در سامانه سجاد سازمان امور دانشجویان
• انجام مکاتبات مربوط با اشکالات سامانه سجاد با سازمان امور دانشجویان
• بررسی و تایید دانش آموختگی دانشجویان میهمان دائم سایر دانشگاه ها در دانشگاه گیلان
• صدور گواهی رتبه
• بررسی درخواست های معادلسازی دانشجویان انصرافی، اخراجی، میهمان، انتقال، تغییررشته و انتقال توام با تغییر رشته
• بررسی و استعلام از سازمان سنجش آموزش کشور درخصوص تغییر سهمیه دانشجویان متقاضی لغو تعهد آموزش رایگان
• صدور کدصحت اتباع غیر ایرانی در سامانه سجاد سازمان امور دانشجویان
• صدور و ارسال تاییدیه تحصیلی دانشجویان بورسیه به سازمان امور دانشجویان

اداره نگهداری سوابق تحصیلی

شرح وظایف :

• تشکیل پرونده دانشجویان پس از دریافت از اداره پذیرش، ثبت نام و امور مشمولان و مدیریت تحصیلات تکمیلی
• ارسال و دریافت مدارک و پرونده­های تحصیلی مورد نیاز به مسئولین واحدهای تابعه معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی کلیه مقاطع تحصیلی
• نگهداری و کنترل سوابق تحصیلی دانشجویان کلیه مقاطع تحصیلی بر اساس ضوابط دانشگاه
• بررسی و جابه جایی پرونده های دانشجویان تغییر رشته ای در زونکن مربوطه
• جمع آوری و نگهداری مدارک قابل امحاء از ادارات معاونت آموزشی و دانشکده‌ها بر اساس دستورالعمل مرتبط
• بررسی و جمع آوری اطلاعات پرونده های دانشجویان انصرافی، اخراجی سنوات گذشته

اداره آمار اطلاعات و آموزش

شرح وظایف:

• پشتیبانی و نگهداری از سامانه جامع  آموزش دانشگاه
• الکترونیکی نمودن فرآیندهای آموزشی و ثبت افراد مرتبط در گردش‌های کاری بر اساس تصمیم جلسات کمیته منتخب آموزشی و شورای آموزشی دانشگاه
• ایجاد و ویرایش گردش های کاری مرتبط با معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی پس از تصویب
• تنظیم و آماده سازی سامانه آموزشی جهت انتخاب واحد، حذف و اضافه، پذیرش دانشجویان جدید الورود ارزشیابی از اساتید و ...
• صدور اطلاعیه های مرتبط جهت انتخاب واحد، حذف و اضافه، پذیرش دانشجویان جدید الورود، ارزشیابی از اساتید و ...
• ثبت نهایی نمرات  اساتید
• تعیین سطح دسترسی کاربران  آموزش دانشگاه در سامانه جامع آمورش
• تنظیم بخش مالی سامانه جهت درج شهریه­‌های مصوب با هماهنگی امور مالی
• ارائه آمار ثبتی دانشجویان به موسسه پژوهش و برنامه ریزی آموزش عالی
• ارائه کلیه گزارش های آماری مرتبط با حوزه معاونت آموزشی دانشگاه
• صدور کارت دانشجویی المثنی کلیه مقاطع و کارت دانشجویان میهمان در مقطع کارشناسی
• اعمال مصوبات مرتبط با دانشجویان در شورای آموزشی، تحصیلات تکمیلی، کمیته منتخب آموزشی، کمیته انضباطی و شورای بررسی موارد خاص دانشگاه و در صورت عدم امکان اعمال مصوبات پیگیری و انجام مکاتبات
• اعمال مصوبات و امور مربوط به اداره شاهد و ایثارگر
• اعمال آیین نامه تبصره ماده 18 و 16 در حصور دانشجویان مقاطع کارشناسی و تحصیلات تکمیلی
• مشارکت در گردش های کاری معادل سازی ، شناسایی دانش آموختگان، درخواست ورود نمرات پس از تثبیت نهایی و ورود نمرات ناتمام
• تعریف رشته های جدید در سامانه جامع آموزش
• تعریف شماره دانشجویی دانشجویان بین الملل و تغییر رشته
• اعمال حذف به دلیل عدم رعایت پیش نیازی ارسالی از اداره فارغ التحصیلان
• تبدیل اطلاعات ارسالی از سازمان سنجش آموزش کشور در خصوص پذیرفته شدگان جدید الورود
• پی گیری و حل مشکلات دانشجویان در سامانه جامع آموزش
• بررسی  و ارائه گواهی حسن انجام کار سامانه جامع آموزش
• بررسی و پیگیری درخواست های توسعه سامانه جامع آموزش
• بررسی و پیگیری مشکلات سامانه جامع آموزش
• ارسال اطلاعات دانشجویان دانشگاه به وزارت عتف
• نمایندگی حوزه معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی در سامانه سجاد سازمان امور دانشجویان
• شرکت در جلسات شورای مرکز فناوری دانشگاه