در مصاحبه انجام شده با مدیر محترم خدمات آموزشی دانشگاه در خصوص فرایندهای اجرای بایگانی دیجیتال، ایشان اذعان داشتند که مرحله اول بایگانی دیجیتال پرونده های دانشجویی به اتمام رسیده است.
در این مرحله الکترونیکی شدن پرونده های راکد و جاری دانشجویان دانشگاه گیلان که از سال 1392 آغاز شده بود در دستور کار قرار گرفت که با پیگیری های مجدانه همکاران محترم امورآموزشی دانشگاه اتمام این مرحله از کار محقق گردید.
همچنین ایشان فرمودند در این مرحله تعداد 56،825 پرونده دانشجویان مقطع کارشناسی، تعداد 19،136 پرونده دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد و 2،285 پرونده دانشجویان مقطع دکتری با مجموع 78،246 پرونده وجین (2مرتبه)، اسکن و بازبینی (شامل
الف : کنترل مشخصات شناسامه ای، تحصیلی و مدارک بارگذاری شده در بایگانی دیجیتال با اصل مدارک.
ب: بررسی ریزنمرات بصورت مورد به مورد از نظر تعداد واحد هر درس، تعداد واحدهای اخذ و گذرانیده شده هر نیمسال.
ج: معدل ترم و معدل کل.
د: بررسی رشته تحصیلی با مدارک آزمون.
ه: بررسی مدارک آزمون و...) قرار گرفته است.
با اتمام این مرحله در مجموع 5،656،000 میلیون برگ کاغذ با هماهنگی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و سازمان اسناد کشور واستان امحا گردید و فضایی به مساحت 257 متر مربع که قبلا برای بایگانی فیزیکی مورد استفاده قرار داشت تخلیه شد و در اختیار سایر بخش های حوزه معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی دانشگاه قرار گرفت که گامی موثر و ارزشمند در راستای تحقق مدیریت سبز دانشگاه بشمار می رود.
انجام امور فرایند های اداری دانشجویان و دانش آموختگان دانشگاه بصورت بدون کاغذ (paper less) و فراهم نمودن امکان دسترسی بر خط به داده ها در تمامی شرایط به ویژه در ایام دورکاری و جلوگیری از آسیب فیزیکی به پرونده ها به خصوص مفقود شدن آنها از جمله مزایای قابل اشاره این طرح است، لازم به ذکر است مراحل بعدی این کار در حال انجام می باشد که ثمرات ارزشمند و ماندگار آن برای دانشگاه موجبات خیر فراوان خواهد بود.
